为改进和完善我校因公短期出国（境）事务的管理，提高办事效率，使之规范化，制度化，特制定本条例：
一、审批因公出国（境）的对象
我校因公出国（境）讲学、进修、访问、参加学术会议、进行合作研究等，期限在6个月以内（不含6个月）者为因公短期出国（境）人员，其出国（境）报批手续由校外事处办理。赴台湾报批手续由统战部办理。出国（境）期限在6个月以上（含6个月）者，其出国（境）报批手续由校人事处办理。
二、申报程序
1.凡需因公短期出国（境）者，其本人须向学校提出书面申请，由申请人所在学院（部门）领导审核，报校外事处审批。倘若出国经费从科研经费中支出的，申请人须征得经费负责人同意，并报校科研处审批，然后将出国申报材料报校外事处审批。
校外事处行文报市教委、市外办审批。与此同时，校组织部、校人事处根据申报对象的管理权限，进行出国人员的预政审工作。
2.申请人取得市外办签发的因公出国任务批件后，须向校外事处交本人近半年的小两寸正面证件照片、身份证复印件等，并根据要求填写签证表格，由校外事处通过市外办办理申请护照（或通行证）和签证（或签注）手续。
3.申请人凭因公出国任务批件，可通过校财务处，向市有关部门办理申请购买外汇手续。
三、申报内容
申请人在提交出国（境）申请表时须提供对方邀请信及邀请信的翻译件，对方提供的经济资助证明。此外，还包括：
1.申请合作研究须说明合作研究的课题，包括研究内容、进度、合作方式、经费、预期目标以及参与合作研究的对方人员姓名。
2.申请出席国际会议须写明会议名称，被接受的论文题目，并注明会议有无"一中一台"、"两个中国"的问题。如论文的内容涉及人文科学方面问题，还需附上论文摘要。
3.申请访问考察须写明考察的具体内容及目标。
4.申请短期讲学须写明讲学题目，简要内容和讲学对象等。
5.申请进修或实习培训须写明进修或实习培训的内容及预期目标。
申请表要注明：出访日期、往返路线、在国（境）外停留的天数和费用落实情况。出访人员，如拟顺访途径国家和地区，应持顺访国家和地区的有效邀请信，连同申请表一并上报，经市外办批准后方可列入出访计划。
四、申报注意事项
1.各部门或个人不要盲目接受邀请，外事部门有权对邀请单位的背景、资质、接待能力等进行了解，严格审核，尤其对于涉及敏感和热点问题的邀请，须及时请示上级有关部门。严禁通过中介机构或旅行社联系出国。
2.出访国家不可过分集中，避免反复考察同一地区或同一内容，如无特殊原因，赴国（境）外访问的出访团组人数不可超过7人，一次出访一般不超过2个国家（地区），一个国家（地区）最多不超过10天，2个国家（地区）最多不超过12天。
3.同一单位和部门的主要领导（包括正、副职）一般不应同团出访，也不应在短期内分别出访同一国家（地区）。
4.校外事处行文报市教委、市外办审批后，如无特殊情况，不允许更改出访时间、出访地点和出访行程。严禁未经批准，擅自更改出访国家和出访时间。
5.赴港澳从事雇佣工作，如任教、合作研究等，凭香港、澳门特区政府签发的进入许可文件到市公安局办理赴港澳手续。
五、出国外汇开支
使用外汇的团组个人必须严格按照《关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定》的有关条例执行，伙食费、住宿费、公杂费必须专款专用，不得相互调剂、超过标准或挪作他用。所有支出需凭单据报销。
六、出国前的准备工作
初次因公出国(境)人员在办理护照后，要学习有关涉外守则，观看《出国人员安全与防范》录象片，并注意出入境的有关安全事项。
七、涉外保密工作
涉密人员出国（境）参加对外科技交流活动，在外事处办理出国（境）审批手续时，应当被告知《上海大学涉密人员对外科技交流保密守则》，在《上海大学涉密人员对外科技交流保密义务承诺书》上签字，并填写《上海大学武器装备科研生产对外科技交流涉密人员审批表》。对一年内数次出境参加对外科技交流活动的涉密人员，每年须被提醒一次。
八、护照管理
1.因公护照（包括外交护照、公务护照和因公普通护照，下同）是因公出国人员的重要身份证件，必须妥善保管，不得损坏、涂改、转让。除边防部门加盖出入境印章以及有关国家签发的签证外，国内其他单位不得随意在护照上加盖证明、购汇情况的印章。因公护照备注栏专供发照机关使用，其他单位或个人不得在此栏签署意见。
2.因公出国人员不得同时持用两本有效因公护照，严禁同时持用两本护照出国。如遇少数因公出访人员已在国外，回国后又需立即再次出访其他国家而来不及使用原护照申办签证的，由学校外事处向市外办提出书面申请，说明原因并负责缴销该人员的护照，经市外办报外交部领事司同意后，可申办第二本一年有效期护照。申办人员出国时，须将另一本护照交市外办保管，回国后，第二本护照须交市外办注销。
3.因公护照持有人在出访任务批准后，应到市外办办理相关签证手续。未经市外办同意，不得擅自持因公护照到外国使领馆申办签证，也不得委托他人或中介机构申办签证，更不得将因公护照交由外方申办签证。护照持有人不得使用因公护照出国处理个人事务（包括探亲、旅游等）。
4.如需延长因公护照有效期，应提供相应的出国任务批件，并且应在护照有效期期满前六个月内办理、过期不得办理延期手续。
5.校外事处是指定的负责上海大学的因公护照保管工作部门。因公出访人员回国后，应在15天内将护照交回外事处统一保管。
6.如因公护照不慎遗失或被窃，因及时通报校外事处，并出具有关部门相应的处理文件，由外事处向市外办申请注销该护照。
九、工资福利
因公出国（境）教师在国外工作、合作科研、进修等，期限在1个月以上至6个月之内，自离境之日起由外事处通知人事处转为档案工资。档案工资根据国家教委统一制定的标准，并参照财务外字（95）300号文执行。根据学校校际交流项目而出国进修、讲学的人员，如其获得的对方资助的费用大于国家公派资助的费用，其超出部分应上交校财务，用于接待对方来访人员的费用。
十、回国小结
因公出国人员回国后应在15天内向有关领导汇报，写出书面小结，连同护照一并交校外事处，由校外事处统一存档保管。无故拖欠出访小结不交者将不得再次办理出国（境）手续。
十一、回国结算
因公出国人员回国以后，按外汇管理局规定在15天内到财务处管理科办理费用核销手续，备齐核销凭证，及时交退多余外汇，及时结帐。
